GESTION DE FICHES AMSTRAD 464/664/6128 (c) LOGYS 1985 MODE D'EMPLOI DE GESTION DE FICHES ********************************** Le progiciel GESTION DE FICHES est un gestionnaire de fichiers a la fois tres performant et simple d'emploi. Il vous permettra de definir la structure de fiches la plus adaptee a vos besoins, d'utiliser comme critere de recherche tout, ou partie de vos rubriques existantes, de choisir lors de vos editions de listes ou d'etiquettes, le format approprie. REMARQUE IMPORTANTE : Il est recommande de sauvegarder les fichiers sur une disquette differente de la disquette "programme". LANCEMENT DU PROGRAMME ---------------------- * En version 664 : par RUN"FIC64 * En version 6128 : par RUN"FIC128 apres avoir execute "BANKMAN" (qui se trouve sur votre disquette CPM Plus). LE MENU GENERAL --------------- La derniere ligne de l'ecran indique l'etat du fichier actuellement en memoire, le nombre de fiches utilisees et le nombre de fiches maximum que peut contenir le fichier. LES FONCTIONS DU MENU GENERAL ----------------------------- 1. DEFINITION DU FICHIER C'est cette fonction qui vous permettra de definir la structure des fiches de votre fichier, c'est-a-dire le nombre de rubriques, et pour chaque rubrique, son intitule et sa longueur. Vous choisirez de plus la position ou cette rubrique apparaitra sur l'ecran. Le nombre maximum de rubriques est 15. Chaque rubrique peut contenir jusqu'a 20 caracteres alphanumeriques. Cependant, la longueur de fiche, c'est a dire la somme des longueur de toutes les rubriques, ne peut exceder 254 caracteres. L'intitule d'une rubrique peut avoir jusqu'a 10 caracteres. Le nombre de fiches maximum possible est fonction de la structure choisie et est determine par le logiciel. Chaque fichier peut contenir 64000 caracteres en version 6128 (20000 en version 664). Le nombre de fichiers est bien entendu illimite. Comment definie la structure du fichier ? ----------------------------------------- Apres avoir choisi le nom du fichier, le logiciel vous demande l'intitule de la rubrique numero 1. Un appui sur la touche TAB vous permet ensuite de choisir sa longueur (obligatoirement comprise entre 1 et 20). Appuyer ensuite, a nouveau sur la touche TAB. En bas de l'ecran apparaissent alors la longneur actuelle de votre fiche et le nombre maximum de fiches disponibles avec une telle structure de fiche. L'intitule de la seconde rubrique vous est alors propose. Si vous souhaitez que par la suite, lors des mises a jour ou recherches dans le fichier, cette rubrique apparaisse plus bas sur l'ecran, il suffit d'appuyer sur la touche TAB sans remplir cet intitule. L'intitule de cette deuxieme rubrique vous est alors propose une ligne plus bas sur l'ecran. Continuez ainsi a definir vos rubriques. Apres avoir saisi la longueur de votre derniere rubrique, appuyer sur la touche ENTER pour valider votre structure de fichier. Remarques: * La definition d'une nouvelle structure de fiches efface bien entendu la precedente en memoire, mais evidemment aussi les contenus des fiches de l'ancien fichier. * La touche DEL permet a tout moment d'abandonner votre definition et de revenir au menu en conservant la structure et les donnees du fichier qui se trouvaient en memoire lors de l'appel de la fonction definition. * Vous devez obligatoirement mettre fin a votre definition par la touche ENTER (ou abandonner par la touche DEL) si vous avez cree 15 rubriques ou si la longueur de fiche est de 254 caracteres ou encore si vous avez atteint la 19eme ligne de l'ecran. * Si l'on souhaite creer un fichier de structure identique a celle d'un fichier deja sauvegarde sur disquette, on peut le faire en utilisant les fonctions LECTURE puis EFFACEMENT. 2. LECTURE D'UN FICHIER SUR DISQUETTE Cete fonction permet de charger en memoire un fichier qui avait ete sauvegarde sur disquette a l'aide de la fonction ECRITURE. La structure et le contenu du fichier present en memoire lors de l'appel de cette fonction sont detruits. 3. CREATION DE FICHES Le logiciel attribue a chaque fiche cree un numero : vous pourrez par la suite, rechercher cette fiche par son numero. Sur l'ecran de saisie, apparaissent les differentes rubriques choisies dans la fonction DEFINITION. La saisie est "plein ecran" : les 4 fleches de deplacement du curseur permettent de se positionner n'importe ou dans la fiche en cours de creation. La touche DEL permet d'abandonner la creation en cours et de revenir au menu. La touche COPY permet de consulter tous les contenus existants de la rubrique sur laquelle est positionne le curseur, puis de revenir a la saisie. La touche ENTER valide la saisie, sauf si toutes les rubriques sont vides, auquel cas cette touche a le meme effet que la touche DEL. 4. CONSULTATION DES FICHES Cette fonction permet de visualiser sur l'ecran une fiche ou une serie de fiches repondant a un ensemble de criteres de selection. - SELECTION Le logiciel propose d'abord la selection d'une fiche par son numero. Si un numero est sais, alors le logiciel recherchera cette fiche et si elle existe en visualisera le contenu. Si aucun numero n'est saisi, le logiciel affiche un masque de selection (dont la saisie est "plein ecran"). Apres validation, le logiciel recherchera les fiches qui correspondent aux criteres saisis et en visualisera successivement les contenus. La selection est faite pour chaque rubrique remplie dans la grille sur le nombre de caracteres saisis, sans tenir compte des majuscules ou minuscules. Si la grille de selection est vide, le logiciel recherchera alors toutes les fiches existantes. Enfin, lors de la saisie de la grille de selection, la touche COPY a les memes effets qu'en creation. Visualisation de la fiche dont le numero a ete saisi, si elle existe ou de la serie de fiches repondant aux criteres choisis. Dans ce cas, les fiches sont visualisees sequentiellement par ordre de numeros croissants; on passe a la suivante a l'aide de la touche TAB (ou de la touche ENTER), la touche DEL permettant l'abandon de la consultation. 5. MODIFICATION DE FICHES - Principe de selection identique a celui de la consultation. - Chaque proposee peut etre modifiee selon un mode de saisie identique a celui de la fonction CREATION. 6. ANNULATION DE FICHES - Principe de selection identique a celui de la consultation. - Pour chaque fiche proposee : confirmation de l'annulation et passage a la suivante par ENTER, passage a la suivante sans annulation par TAB, retour au menu sans annulation par DEL. 7. EDITION DE FICHES - Principe de selection identique a celui de la consultation. EDITION * les fiches selectionnees sont editees par numeros croissants, apres choix du format d'edition. * Dans le format standard, le numero de fiche est imprime, puis a raison d'une rubrique par ligne, sont edites intitules et contenus de rubrique. Une imprimante de 40 colonnes est suffisante. En cas de refus du format standard, le logiciel permet de definir son propre format d'edition. Comment definir son format d'edition ? Indiquer la marge a gauche (pour toutes les lignes editees) en nombre de caracteres (maximum 79), puis l'espace (maximum 79) qui separera les rubriques editees sur une meme ligne. Vous avez ensuite la possibilite de definit 15 lignes d'edntion pouvant comprendre chacune jusqu'a 10 rubriques. Le principe pour definir une ligne est le suivant : saisir le numero de la rubrique a edter et appuyer sur TAB et recommencer l'operation ou bien appuyer sur TAB directement si vous souhaitez passer a la definition de la ligne suivante. La longueur de la ligne (marge et espaces compris) s'affiche a sa droite au fur et a mesure de sa definition. Une ligne ne contenant aucun numero de rubrique indiquera un saut de ligne a l'imprimante. Lorsque vous avez defini votre derniere ligne, valider le format a l'aide de la touche ENTER. REMARQUES : - La touche DEL permet d'abandonner la definition en cours et de revenir au choix du format en conservant les criteres de selection. - Numero de fiche et intitules de rubriques ne sont pas imprimes. - Une meme rubrique peut etre editee plusieurs fois, y compris sur une meme ligne. - Le nombre de colonnes de l'imprimante n'est pas limite. 8. ECRITURE D'UN FICHIER SUR DISQUETTE Apres modification eventuelle de son nom, cette fonction assure la sauvegarde sur disquette du fichier en memoire. Remarque : Le fichier aura sur disquette l'extension .FIC. 9. EFFACEMENT DES FICHES EN MEMOIRE Cete fonction efface, apres confirmation, toutes les fiches existantes du fichier present en memoire mais conserve sa structure. 10. FIN DU TRAVAIL